Totes les empreses hem rebut la «Guia per a l’actuació en l’àmbit laboral en relació al nou Coronavirus». En ella es parla del Teletreball com a mesura organitzativa, perquè és una manera de prevenir el contagi si s’ha detectat algun cas entre els treballadors.

Per a poder dur a terme el teletreball, és a dir treballar a casa, és imprescindible que el treballador tingui un telèfon, un portàtil, internet i accés al seu lloc de treball via online.

CONNEXIÓ REMOTA

La millor manera de treballar des de casa és podent accedir al propi servidor o ordinador del treball. La millor solució sens dubte és el Cloud Computing. Si tens els servidors en el núvol i els escriptoris remots, treballar a casa serà exactament igual que treballar en l’oficina.

En aquest vídeo de BeServices, el cloud que ofereix JSM Inforedes, podeu veure els avantatges del Cloud:

Una altra solució per a poder connectar-te de manera segura és creant una connexió VPN, és a dir una xarxa privada virtual, que es pot crear des del Servidor o el Firewall.

Una VPN és un servei que permet l’accés remot a la xarxa interna de la companyia i als recursos corporatius, com poden ser el servidor de fitxers, el correu electrònic i les aplicacions d’escriptori com el ERP o el CRM. Aquest accés a través d’internet de manera segura, permet tant la mobilitat del treballador com interconnectar seus que estan separades geogràficament.

Els avantatges d’una VPN són:

1. Accés remot segur: crea un túnel a través d’internet mitjançant xifrat segur.

2. Teletreball: Flexibilitat laboral i conciliació familiar i professional.

3. Control d’accessos: es pot saber a cada moment qui està concetado a la xarxa, des d’on s’ha conecado i quina ha fet.

Per a més informació pots veure el post de Incibe (Institut nacional de Ciberseguretat): https://www.incibe.es/protege-tu-empresa/blog/acceso-remoto-oficina-posible-vpn

Sinó, una altra opció és habilitar programes de connexió remota de manera temporal com el TeamViewer o Anydesk.

 

VÍDEO CONFERÈNCIES

Una altra recomanació per a les empreses és que quan la situació preventiva ho requereixi, les empreses han de prioritzar l’ús de les Tecnologies de la Informació i Comunicació (TIC) a les reunions presencials, desplaçaments i viatges.

Per a fer reunions via online hi ha diversos softwares de seminaris web que poden utilitzar-se per a fer reunions online d’un a un, o amb molts participants, evitant estar tots en una mateixa sala.

Cisco Webex: un dels programaris més reconeguts que permet realitzar videoconferències en qualsevol equip gràcies a la seva app. Es pot compartir l’escriptori, gravar les conferències, enviar missatges i compartir arxius, i hi ha pissarres interactives. Té un pla gratuït de reunions il·limitades fins a 24 hores i fins a 100 participants.

Skype: sens dubte és el més conegut i estès a nivell particular pel seu pla gratuït. Pot usar-se en tots els dispositius, es poden enviar documents i missatges a través del xat i es pot compartir la pantalla del dispositiu amb les altres persones. També pots gravar les videoconferències i descarregar-te-les.

G Suite – Hangouts Meet: Si tens G Suite a l’empresa, en el paquet està inclòs Hangouts Meet, que permet realitzar videotrucades de fins a 100 participants. A més es pot confirgurar una reunió i posar-la com a esdeveniment en el calendari.

Zoom: ofereix el servei de videoconferències per a empreses amb missatgeria en temps real i intercanvi de contingut. Pots compartir la pantalla, tens una pissarra i pots co-anotar a la pantalla compartida, hi ha missatgeria privada i grupal i també es poden enregistrar les videoconferències. Té un pla gratuït per a l’ús individual de reunions il·limitades de màxim 40 minuts i fins a 100 participants, així com altres plans de pagament per a més d’un amfitrió. S’han fet públics alguns problemes de seguretat en aquesta plataforma, que l’empresa va solventant. És mlt important baixar-se la última actualització.

 

TREBALL COL·LABORATIU

Altres eines importants quan cal compartir informació i treballar amb persones en altres ubicacions són les eines de treball col·laboratiu basat en xat. És a dir, aquelles que permeten compartir documents i intercanviar informació de manera fàcil.

Microsoft Office 365: agafar la versió cloud d’office per a empreses té molts avantatges. Aquesta aplicació compte amb missatgeria instantanea xifrada, permet realitzar conferències d’àudio i vídeo, compartir documents en temps real i es connecta amb el gestor de correu i el calendari. A més en OneDrive es pot emmagatzemar documents de forma compartida i col·laborar en temps real.

G Suite de Google: Per a autònoms i petites empreses les eines gratuïtes de Google com Drive, Hangouts, Documents o Presentacions, poden ser suficients. Per a les grans la millor opció és G Suite amb serveis més avançats. A causa de l’epidèmia de coronavirus Google està ampliant de manera gratuïta les eines de G Suite i G Suite for Education amb les opcions de G Suite Enterprise i G Suite Education Enterprise. Que bàsicament permeten videoconferències massives amb centenars de persones.

 

ALTRES EINES

Altres aplicacions o eines que faciliten el teletreball són :

Wetransfer – per l’enviament d’arxius de grans dimensions. És gratuït per a envios de fins a 2GB.

Dropbox i Google Drive – per a emmagatzematge de documentació.

Asana i Trello – per a delegar i fer seguiment de tasques, i per a la gestió de projectes

Amb aquestes eines els empleats poden ser igual de productius que a l’oficina.

 

Si has d’implantar el teletreball en la teva empresa i necessites assessorament, o tens clar el que vols i necessites una empresa d’informàtica no dubtis en enviar-nos un mail a info@jsm-ct.es o de trucar-nos al 937 416 923!